Praxistipps: Umstellung QR-Rechnung in Kürze
  • Lucas Greuter

Praxistipps: Umstellung QR-Rechnung in Kürze

Abacus ist für die neue QR-Rechnung bereit. Ist Ihre Abacus Softwarelösung ebenfalls bereit?


Unternehmen müssen ab dem 30.06.2020 den Zahlungsprozess mit der QR-Rechnung abwickeln können. Planen Sie daher baldmöglichst die Umstellung in Ihrer Abacus Software.


Konkret betroffen sind folgende Abacus-Tools:

  • Auftragsbearbeitung

  • AbaScan

  • Kreditoren

  • AbaNinja / Swiss21

  • Debitoren

  • Electronic Banking

  • AbaBau

  • AbaReport

  • Fire (Auswertungen)

  • E-Business

  • Immobilienmanagement

  • Lohnbuchhaltung


QR-Rechnung lesen und erfassen

In einem ersten Schritt sollen QR-Rechnungen korrekt erfasst und in den Stammdaten abgelegt werden. Hierfür ist seitens Abacus Software, die entsprechende Version notwendig:

  • Version 2018 Patch vom 20. November 2019

  • Version 2019 Patch vom 20. September 2019

  • Version 2020 Patch vom 15 Februar 2020


Die Belegerfassung einer Kreditorenrechnung mit QR-Code via AbaScan funktioniert wie bisher. Neu erkennt das System, aufgrund des QR-Codes den Lieferanten und den Betrag noch eindeutiger. Bestehende ESR-Rechnungen und neue QR-Codes, können parallel verarbeitet werden. Die ESR-Rechnungen bleiben bis auf weiteres gültig. Aktuell ist noch kein Endzeitpunkt bekannt.


Der Ablauf ist wie folgt:

  1. Neuer QR-IBAN-Zahlungsweg in den Stammdaten erfassen

  2. Bisheriger ESR-Zahlungsweg inaktivieren

  3. Rechnung mit neuem Zahlungsweg erfassen

  4. Zahlung via Electronic-Banking der Bank übermitteln



Bei der Kreditoren-Belegerfassung im Prg. K11 aus der Inbox heraus, wird bei einer QR-Rechnung jeweils automatisch abgefragt, ob der neue Zahlweg mit der neuen QR-IBAN im Kreditorenstamm angelegt werden soll und ob dieser Zahlweg als Standard gesetzt werden möchte.



Alternativ kann der neue Zahlweg manuell in den Lieferantenstammdaten im Prg. K31 erfasst werden. Wichtig dabei ist, dass ein allfälliger bestehender ESR-Zahlweg mittels Inaktiv-Checkbox, inaktiviert wird.



Bankenstamm aktualisieren:

Der Bankenstamm sollte ab 30.06.2020, vor dem Verarbeiten von QR-Rechnungen in Abacus aktualisiert werden. Der aktuelle Bankenstamm kann unter folgendem Link heruntergeladen werden: https://www.six-group.com/interbank-clearing/de/home/bank-master-data/download-bc-bank-master.html

Bitte ASCII-ZIP-Datei herunterladen, ZIP-Datei entpacken und anschliessend die ASCII-Datei in Abacus importieren (Prg. E413, K413, D413 oder O466, Menü Datei, Bankenstamm importieren).


QR-Rechnung schreiben

In einem weiteren Schritt kann die Umstellung für das generieren von QR-Rechnungen erfolgen. Hierfür ist seitens Abacus Software mindestens die entsprechende Version notwendig:

  • V2020 Patch vom 15. Februar 2020


Vorteile Rechnungssteller:

  • Rechnungen können auf handelsüblichem Papier gedruckt werden.

  • Die ESR Referenznummer kann weiter verwendet werden.

  • Eine Kombination von Mitteilungstext und Referenznummern ist möglich.

  • Swico Syntax kann mitgegeben werden.

  • Alternatives Verfahren z.B. E-Bill möglich.


Vorteile Rechnungsempfänger:

  • QR Code ersetzt die manuelle Erfassung.

  • Dank Swico Syntax höhere Automatisation möglich.

  • Strukturiertere Daten


Der Ablauf ist wie folgt:

Definitionen für die neue QR-Rechnung zentral hinterlegen.

  • Prg. D4185: neue Referenzzeilen-Definitionen konfigurieren.

Kunden-Stammdaten überprüfen und neue Definition hinterlegen.

  • D4181: Assistenten durchführen «Umstellen auf QR-Rechnung»

Dokumente zum Druck überprüfen.

  • Sämtliche Layouts / Rechnungsformulare überprüfen.

Neue ESR-Regel erfassen

  • Prg. D214: Neue Regeln definieren.



Für das Schreiben von QR-Rechnungen besteht kein Zeitdruck. Es macht Sinn, alle alten Einzahlungsscheine aufzubrauchen und die Umstellung zu planen. Vereinbaren sie mit uns einen Termin, um die Umstellung zu planen und realisieren.


Sie erreichen uns unter +41 44 533 28 00


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