Wenn Sie oder Ihre Kunden bereits die Abacus Software nutzen, liegt der Digitalisierungsschritt für den Spesenprozess und oder die Zeiterfassung inkl. Absenzmanagement mit AbaClik 3 sehr nahe. Ob Sie dies nun für drei, zehn, hundert oder mehr Personen nutzen möchten, die RSC Software AG realisiert mit einfachen und kostengünstigen Prozessen die mobile Lösung in Ihrer Abacus-Installation. Sollten Sie selber keine Abacus Software im Einsatz haben, bieten wir Ihnen diese Lösungen als Hostingpartner aus der Cloud an.
Spesenmanagement
Es gibt unterschiedliche Varianten wie man den Spesenprozess in der Abacus Software abwickeln kann. Jedenfalls werden die Spesenbelege am einfachsten via Mobile App AbaCliK 3 erfasst und in die Abacus Software übergeben.
Nun zeigen wir Ihnen diesen einfachen und schnellen Prozess, Spesen zu erfassen in 5 Schritten:
In AbaCliK 3 tippe ich auf die Kachel Belege
Halten Sie die Kamera Ihres Smartphones einfach über den Beleg. Automatisch wird der Spesenbeleg gescannt.
Die künstliche Intelligenz bereitet den gescannten Beleg in verwertbare Daten auf. Dabei werden die notwendigen Daten wie Aussteller, Datum, Betrag, Mwst, Zahlungsmittel bestenfalls, nicht nur automatisch erkannt, sie werden auf Ihrem Smartphone strukturiert und stehen für die Verbuchung und Speicherung in die Abacus Software oder AbaNinja bereit. Die vordefinierten Spesenkategorien steuern die weitere Verarbeitung in der Abacus Software.
Bei Bedarf passen Sie bspw. das Zahlungsmittel manuell an. Sie können dabei zwischen Barzahlung, Rechnung oder Kreditkarte unterscheiden. Die Firmenkreditkarten hinterlegen wir im System, damit jeder Nutzer von AbaCliK, seine persönliche Kreditkarte als Zahlungsmittel hinterlegen kann.
Dann wird gespeichert oder direkt an die Abacus Software oder AbaNinja übermittelt. Bei Bedarf können Sie die Übermittlung zu einem späteren Zeitpunkt durchführen, falls Sie die Spesen nochmals prüfen möchten und anschliessend gesammelt senden wollen.
Spesenverarbeitung in der Abacus Software
Folgende Varianten für den Verarbeitungsprozess der Spesen können eingesetzt werden:
Verarbeitung in die Abacus Finanzbuchhaltung ohne Freigabeprozess
Die Spesenbelege können direkt in die Finanzbuchhaltung verbucht werden. Dabei kann als Gegenkonto zum Aufwand bspw. ein Kontokorrent des Mitarbeitenden hinterlegt werden.
Abonnementskosten: ESS Large Abo à CHF 5.00 monatlich pro Mitarbeiter und Mandant
Verarbeitung in die Abacus Kreditorenbuchhaltung ohne Freigabeprozess
Die Spesenbelege werden in die Kreditorenbuchhaltung (Beleg-Inbox) übergeben. Von dort werden die Belege via Belegerfassung, entweder in den Visumsprozess übergeben oder direkt zur Zahlung freigegeben.
Abonnementskosten: ESS Large Abo à CHF 5.00 monatlich pro Mitarbeiter und Mandant
Verarbeitung in die Abacus Lohnbuchhaltung mit Freigabeprozess
Die Spesenbelege können in die Lohnbuchhaltung übergeben werden. Dabei kann ein Freigabeprozess hinterlegt werden, damit die Spesen jeweils durch vorgesetzte Personen überprüft und freigegeben werden können, bevor diese dann via Lohnabrechnung an den Mitarbeitenden ausbezahlt werden.
Abonnementskosten: Firmenabonnement Medium à CHF 2.00 pro Mitarbeiter. Zusätzlich für Benutzer der AbaCliK-App Kachel „Belege“ den Aufpreis von CHF 2.00 monatlich pro Benutzer und Mandant.
Verarbeitung in AbaNinja
Die Spesenbelege können in AbaNinja als Kreditorenbeleg weiterverarbeitet werden. Hierbei wird aus dem Spesenbeleg eine Zahlung an den Mitarbeitenden ausgelöst. Die Verbuchung erfolgt bei Bedarf anschliessend in die Abacus Finanzbuchhaltung.
Abonnementskosten: ESS Large Abo à CHF 5.00 monatlich pro Mitartbeiter und Mandant.
Spesen mit Firmenkreditkarte
Der Mitarbeitende scannt mit AbaClik den Beleg, welcher mit DeepO automatische erkannt und ins Device importiert wird.
Wurde die Ware mit einer Online-Firmenkreditkarte bezahlt, wird gleichzeitig automatisch DeepPay kontaktiert, um die Transaktion der Kreditkarte zu suchen und die Daten der Transaktion anzuzeigen. Der Mitarbeitende sieht somit auf dem Device alle Informationen (Zahlungsart, Betrag, etc.), welche aufgrund der Abstimmung des Beleges mit der Kreditkartentransaktion eruiert werden konnten.
Der Mitarbeitende sendet den Beleg nun mit einem Klick ins Abacus, ins Modul «Projektverwaltung». Die Projektverwaltung bucht dabei online in den Stapel der Finanzbuchhaltung. Somit ist der Beleg in der Finanzbuchhaltung im Kontoauszug ersichtlich, sobald der Mitarbeitende den Beleg ans Abacus gesandt hat.
Gleichzeitig zur Verbuchung, startet die Projektverwaltung den Freigabeprozess. Abhängig von der Definition des Freigabeprozesses in die Projektverwaltung, muss der Vorgesetzte oder ein Vertreter der Buchhaltung den Beleg freigeben.
Zudem wird für die Abgleichung des Beleges eine Verbindung zum E-Banking hergestellt. Oft hat der Beleg zu diesem Zeitpunkt von Seite der Cornercard noch den Status «offen». Erst wenn Cornercard die Transaktion bestätigt, wird der effektive Betrag zurückgemeldet und die Buchung wird in die Projektverwaltung bei Bedarf nochmals angepasst. Dies ist insbesondere der Fall, wenn mit Fremdwährungen bezahlt wird, da der Umrechnungskurs meistens erst nach ein paar Tagen fixiert und von Cornercard an die Projektverwaltung zurückgeliefert wird.
Erst wenn der Freigabeprozess und die Rückmeldung durch das E-Bankings erfolgt ist, verbucht die Projektverwaltung definitiv in die Finanzbuchhaltung. Dabei wird der Stapel in der Finanzbuchhaltung entfernt und die definitive Buchung in der Finanzbuchhaltung abgesetzt.
Spesen mit Yapeal
Mit einem Konto bei der Neo-Bank Yapeal können Mitarbeitende für die Firma angefallene Spesen mittels der Debit-Karte bezahlen und danach einfach über Yapeal und AbaClik 3 einreichen und rückfordern. Die Spesen durchlaufen im Abacus ERP-System den Freigabeprozess, werden automatisiert verbucht und können durch die Firma umgehend auf das Yapeal-Konto des Mitarbeitenden rückvergütet werden.
Mitarbeiterdokumente
(Lohnabrechnung, Lohnausweise etc.) über AbaCliK / MyAbacus zur Verfügung stellen
Sie können die Mobile App AbaCliK oder das Webportal MyAbacus gemeinsam mit der Abacus Lohnbuchhaltung auch einfach dafür nutzen, Ihren Mitarbeitenden die wiederkehrenden Lohnabrechnungen sowie Lohnausweisen und weitere Dokumente zur Verfügung zu stellen. Dabei müssen diese Dokumente nicht mehr versendet werden. Der Mitarbeitende kann die Dokumente jederzeit einsehen und bei Bedarf herunterladen. Zudem gibt es die Möglichkeit für den Mitarbeitenden ein persönliches Dossier anzulegen, wo Dokumente hochgeladen werden können und somit mit dem Arbeitgeber ausgetauscht werden.
Abonnementskosten: ESS Small Abonnement à CHF 1.00 monatlich pro Mitarbeiter und Mandant
Arbeitszeiterfassung und Absenzmanagement
Mit AbaCliK können Sie als Unternehmen, auf einfache Weise die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung erfüllen. Die Erfassung der geleisteten Stunden durch die Mitarbeitenden erfolgt entweder mobil via AbaCliK 3, im Webportal MyAbacus oder direkt in der Abacus Software.
Die gesetzlichen Pausen gemäss OR sind entsprechend hinterlegt. Via dem Absenzmanagement, kann der Mitarbeitende in AbaCliK, MyAbacus oder Abacus, einen Antrag für bspw. Ferien stellen. Dieser Antrag wird dann mittels Freigabeprozess durch den Vorgesetzten nach erfolgreicher Überprüfung freigegeben. Sämtliche Mitarbeitenden haben jeweils Zugriff auf die erfassten Arbeitszeiten inkl. Gleitzeitsaldo und Feriensaldo sowie eine Übersicht Ihrer Absenzen. Die Überstunden sowie Überzeit wird gemäss gesetzlichen Anforderungen automatisch berechnet.
Dem Mitarbeitenden stehen drei vordefinierte Standardauswertungen (Monatsrapport, Absenz- und Ferienübersicht) zur Verfügung.
Abonnementskosten: Firmenabonnement Medium à CHF 2.00 monatlich pro Mitarbeiter und Mandant
Nun zeigen wir Ihnen diesen einfachen und schnellen Prozess, Arbeitszeiten und Absenzen zu erfassen sowie Gleitzeitsaldo und Feriensaldo einzusehen:
Über die Kachel «In & Out» haben Sie einerseits eine Stoppuhr, welche oben links von der Kachel beim Kommen an den Arbeitsplatz gestartet und wieder gestoppt werden, kann wenn die Arbeit unterbrochen wird. Aufgrund der gestoppten Zeit wird dann die Arbeitszeit berechnet und rapportiert.
Via Kachel Absenzen & Saldi können Sie wiederum Ihren aktuellen Gleitzeitsaldo sowie Feriensaldo anzeigen sowie eine entsprechende Übersicht generieren lassen.
Absenzen erfassen Sie via Kachel «Saldi & Absenzen»
Bei der Erfassung einer Absenz, wird jeweils die Absenzart ein Kommentar und die Dauer der Absenz erfasst.
Via Kachel Absenzen & Saldi können Sie wiederum Ihren aktuellen Gleitzeitsaldo sowie Feriensaldo anzeigen sowie eine entsprechende Übersicht generieren lassen.
Via «Details» kann der Monatsrapport sowie die Ferienübersicht angezeigt werden.
Leistungserfassung auf Projekte
Sollten Sie die Abacus Projektverwaltung im Einsatz haben, oder diese gerne nutzen, dann steht in AbaCliK 3 ebenfalls eine entsprechende Leistungserfassung auf Projekte zur Verfügung, welche gleichzeitig die gesetzliche Arbeitszeiterfassung sicherstellt. Dabei stehen der individuelle Projektstamm, sowie die Leistungsarten in AbaCliK 3 zur mobilen Erfassung der geleisteten Stunden zur Verfügung.
Hier sehen Sie den kurzen Ablauf einer Leistungserfassung auf ein Projekt in AbaCliK 3:
Via der Kachel «Leistungen» können Sie Leistungen auf ein Projekt buchen. Dabei erfassen Sie die Anzahl geleisteter Stunden, die Leistungsart sowie das Projekt. Zusätzlich können Sie einen Rapportierungstext einerseits für interne Zwecke und andererseits für den Kunden für die Rechnung erfassen.
Via der Kachel «Timesheet» können Sie ebenfalls auf einfachste Weise, Leistungen auf ein Projekt rapportieren.
Voraussetzungen, damit für das Spesenmanagement oder die Zeiterfassung mit AbaCliK 3
Bestehender AbaWeb-Anbieter oder Abacus via RSC-Hosting.
Zugriff auf AbaSky-Portal.
Mindestens Abacus Version 2020 und AbaClik 3.
Zugriff auf den Abacus Applikationsserver inkl. Zugriff auf die Abacus Software als Administrator.
Abacus-Installation muss von extern erreichbar sein sowie ein gültiges SSL-Zertifikat installiert sein.
Abacus Applikationen mit entsprechenden Optionen (Fibu, Kredi, Lohn, Time, Proj.) über welche der Prozess laufen soll, müssen lizenziert sein.
Lizenzierung der Business Process Engine (BPE) für die Abacus Zeiterfassung ist zwingend.
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