AbaClik 3 macht Freude
Wenn Sie oder Ihre Kunden bereits die Abacus Software nutzen, liegt der Digitalisierungsschritt für den Spesenprozess und oder die Zeiterfassung inkl. Absenzmanagement mit AbaClik 3 sehr nahe. Ob Sie dies nun für drei, zehn, hundert oder mehr Personen nutzen möchten, die RSC Software AG realisiert mit einfachen und kostengünstigen Prozessen die mobile Lösung in Ihrer Abacus-Installation. Sollten Sie selber keine Abacus Software im Einsatz haben, bieten wir Ihnen diese Lösungen als Hostingpartner aus der Cloud an.
Spesenmanagement
Es gibt unterschiedliche Varianten wie man den Spesenprozess in der Abacus Software abwickeln kann. Jedenfalls werden die Spesenbelege am einfachsten via Mobile App AbaCliK 3 erfasst und in die Abacus Software übergeben.
Nun zeigen wir Ihnen diesen einfachen und schnellen Prozess, Spesen zu erfassen in 5 Schritten:
In AbaCliK 3 tippe ich auf die Kachel Belege
Halten Sie die Kamera Ihres Smartphones einfach über den Beleg. Automatisch wird der Spesenbeleg gescannt.
Die künstliche Intelligenz bereitet den gescannten Beleg in verwertbare Daten auf. Dabei werden die notwendigen Daten wie Aussteller, Datum, Betrag, Mwst, Zahlungsmittel bestenfalls, nicht nur automatisch erkannt, sie werden auf Ihrem Smartphone strukturiert und stehen für die Verbuchung und Speicherung in die Abacus Software oder AbaNinja bereit. Die vordefinierten Spesenkategorien steuern die weitere Verarbeitung in der Abacus Software.
Bei Bedarf passen Sie bspw. das Zahlungsmittel manuell an. Sie können dabei zwischen Barzahlung, Rechnung oder Kreditkarte unterscheiden. Die Firmenkreditkarten hinterlegen wir im System, damit jeder Nutzer von AbaCliK, seine persönliche Kreditkarte als Zahlungsmittel hinterlegen kann.
Dann wird gespeichert oder direkt an die Abacus Software oder AbaNinja übermittelt. Bei Bedarf können Sie die Übermittlung zu einem späteren Zeitpunkt durchführen, falls Sie die Spesen nochmals prüfen möchten und anschliessend gesammelt senden wollen.
Spesenverarbeitung in der Abacus Software
Folgende Varianten für den Verarbeitungsprozess der Spesen können eingesetzt werden:
Verarbeitung in die Abacus Finanzbuchhaltung ohne Freigabeprozess
Die Spesenbelege können direkt in die Finanzbuchhaltung verbucht werden. Dabei kann als Gegenkonto zum Aufwand bspw. ein Kontokorrent des Mitarbeitenden hinterlegt werden.
Abonnementskosten: ESS Large Abo à CHF 5.00 monatlich pro Mitarbeiter und Mandant
Verarbeitung in die Abacus Kreditorenbuchhaltung ohne Freigabeprozess
Die Spesenbelege werden in die Kreditorenbuchhaltung (Beleg-Inbox) übergeben. Von dort werden die Belege via Belegerfassung, entweder in den Visumsprozess übergeben oder direkt zur Zahlung freigegeben.
Abonnementskosten: ESS Large Abo à CHF 5.00 monatlich pro Mitarbeiter und Mandant
Verarbeitung in die Abacus Lohnbuchhaltung mit Freigabeprozess
Die Spesenbelege können in die Lohnbuchhaltung übergeben werden. Dabei kann ein Freigabeprozess hinterlegt werden, damit die Spesen jeweils durch vorgesetzte Personen überprüft und freigegeben werden können, bevor diese dann via Lohnabrechnung an den Mitarbeitenden ausbezahlt werden.
Abonnementskosten: Firmenabonnement Medium à CHF 2.00 pro Mitarbeiter. Zusätzlich für Benutzer der AbaCliK-App Kachel „Belege“ den Aufpreis von CHF 2.00 monatlich pro Benutzer und Mandant.
Verarbeitung in AbaNinja
Die Spesenbelege können in AbaNinja als Kreditorenbeleg weiterverarbeitet werden. Hierbei wird aus dem Spesenbeleg eine Zahlung an den Mitarbeitenden ausgelöst. Die Verbuchung erfolgt bei Bedarf anschliessend in die Abacus Finanzbuchhaltung.
Abonnementskosten: ESS Large Abo à CHF 5.00 monatlich pro Mitartbeiter und Mandant.
Spesen mit Firmenkreditkarte
Der Mitarbeitende scannt mit AbaClik den Beleg, welcher mit DeepO automatische erkannt und ins Device importiert wird.
