Ab der Abacus Version 2020 ist die digitale Freigabe von Kreditorenbelegen im MyAbacus Kreditorenportal stark verbessert worden.
Wir zeigen Ihnen hier in wenigen Schritten , wie die Belegfreigabe im Portal MyAbacus aussieht. Dabei steht im Hintergrund die bewährte Abacus Kreditorenbuchhaltung mit dem Visumsprozess.
1. Der Visumsbenutzer wird per E-Mail oder innerhalb Abacus/MyAbacus mit einer neuen Nachricht/Aufgabe informiert.
2. Der Visumsbenutzer kann direkt die Aufgabe anklicken oder ins Kreditorenportal wechseln.
3. In der Belegfreigabe steht dem Visumsbenutzer eine Übersicht aller Belege zur Verfügung, welche überprüft und anschliessend freigegeben oder abgelehnt werden können. Dabei kann je nach Zugriff (Stellvertretung) auch in eine andere Freigabe-Inbox gewechselt werden. Zudem steht eine Suchfunktion zur Verfügung, worüber einzelne Belege innerhalb der ausgewählten Inbox gesucht werden können.
4. Nachdem ein Beleg ausgewählt wurde, wird dieser wie folgt angezeigt. Es stehen diverse Funktionen zur Verfügung. Bspw. Kann die Kontierung oder bei Bedarf der Betrag angepasst werden. Der Beleg kann freigegeben, abgelehnt oder an eine andere Person weitergeleitet werden.
Unter „Umlaufprotokoll“ sieht man, wer im Visumsprozess involviert ist und den Status dieses Beleges.
5. Mit dem Button „Freigeben“ oder „Ablehnen“ öffnet ein weiteres Fenster wo ein Kommentar erfasst werden kann.
6. Bei einer Weiterleitung, wird der Ziel-Visumsbenutzer erfasst und ob man selber den Beleg freigeben oder ablehnen würde, abgegeben.
So einfach geht die Belegfreigabe im MyAbacus Portal.
Hier noch einige Hinweise:
Aktuell können im MyAbacus Belegfreigabe-Portal die bereits visierten Belege (History) noch nicht eingesehen werden, dafür steht das Prg. K121 – Inbox bearbeiten zur Verfügung. Dies sollte jedoch inskünftig auch im Portal MyAbacus möglich werden.
Aktuell können im MyAbacus Belegfreigabe-Portal die Belege im Belegdossier nur angezeigt werden, nicht aber heruntergeladen werden. Zudem können im Moment keine zusätzlichen Anhänge (PDF etc.) ins Belegdossier hinzugefügt werden.
Inskünftig sollte die Suche im Belegfreigabe-Portal ausgebaut werden. Hierbei wäre dann eine Volltextsuche über alle bereits visierten Belege wünschenswert.
Gerne zeigen wir Ihnen alle Möglichkeiten im neuen Freigabe-Portal und finden die für Sie passende Lösung. Sie erreichen uns hier.