Einfach Spesen und Zeit erfassen mit Abacus
  • Lucas Greuter

Einfach Spesen und Zeit erfassen mit Abacus

Arbeitgeber sind grundsätzlich dazu verpflichtet, eine gesetzeskonforme Zeiterfassung zu führen. In den letzten Jahren Zeit wurden vermehrt Kontrollen durch das SECO durchgeführt. Die Abacus Software bietet die Lösung.

„Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) verpflichtet die Arbeitgeber, alle Verzeichnisse oder andere Unterlagen, aus denen die für den Vollzug des Gesetzes und seiner Verordnungen erforderlichen Angaben ersichtlich sind, den Vollzugs- und Aufsichtsorganen zur Verfügung zu halten.


Namentlich müssen Dauer und Beginn und Ende der geleisteten täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit (inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit) sowie der Pausen von einer halben Stunde und mehr ersichtlich sein (Art. 73 ArGV 1).“ Diese Artikel zum Arbeitsgesetz gelten seit dem 1. Januar 2016.

Die wenigsten KMU dürften von den Ausnahmen zur systematischen Arbeitszeiterfassungspflicht profitieren, die in der neuen Verordnung zum Arbeitsgesetz aufgeführt sind und den Verzicht auf die Zeiterfassung von Angestellten erlauben. Denn die meisten Arbeitnehmer verdienen weniger als ein Jahreseinkommen von CHF 120‘000, können keine eigenen Arbeitszeiten festsetzen und verfügen über keine grosse Gestaltungsfreiheit ihrer Arbeit. Zudem sind die wenigsten einem Gesamtarbeitsvertrag unterstellt.


Zeiterfassung

Abacus bietet flexible Lösungen an. Es besteht die Möglichkeit, einerseits eine reine Zeiterfassung (Arbeits- und Präsenzzeiterfassung) à la «In & Out» zu führen oder aber Leistungen auf Projekte zu rapportieren, welche dann den Kunden verrechnet werden. Hier stehen jeweils die Anforderungen des Kunde im Fokus.

Tools

Abacus Software

MyAbacus Portal

Damit sich die Mitarbeiter nicht ins Abacus ULC Programm einloggen müssen, können sie über das Webportal MyAbacus rapportieren. Dazu wird pro Mitarbeiter ein ESS Abonnement Medium benötigt.


AbaCliK

Über die Mobile App AbaCliK können auf einem iOS oder Android Gerät, Spesen, Leistungen und In & Out Zeiten erfasst werden.

AbaClocK

AbaClocK ist eine Art Stempeluhr. Es handelt sich um eine App für das Apple iPad, welche als Stempeluhr (Terminal) verwendet wird, um die Arbeitszeit zu erfassen. Die Abacus Applikation Zeiterfassung (TIME) wird seit der Version 2018 jeweils immer mit der Lohnbuchhaltung eröffnet auch wenn diese nicht verwendet wird. Die Lohnbuchhaltung ist übrigens Grundvoraussetzung für die Zeiterfassung, da die Mitarbeiterstammdaten dort geführt werden. Die Abacus Zeiterfassung basiert auf der Abacus Projektverwaltung (AbaProject).


Funktionen

  • Rapportierung von Arbeitszeit (ohne Leistungen auf Projekte)

  • Verbuchung in die Lohnbuchhaltung (Übernahme durch Lohn)

  • Mitarbeiterauswertungen

  • Eingeschränkter Leistungsartenstamm

  • Firmenkalender

  • Zeitkonten

Werden erweitere Funktionen wie bspw. die Leistungserfassung, Fakturierung der Leistungen, individuelle Leistungsarten, Freigabeprozess für Arbeitszeiten und Spesen sowie Projektplanung benötigt, dann steht dafür die Abacus Projektverwaltung (AbaProject) zur Verfügung.

Spesen

Sie können den gesamten Spesenprozess in Ihrer Unternehmung digitalisieren. Hierfür steht vordergründig die Mobile App AbaCliK zur Verfügung. Spesenbelege werden via Smartphone fotografiert und somit in den Spesenprozess aufgenommen. Es ist aber auch möglich die Spesen via Web-Applikation MyAbacus oder direkt in der Abacus Software zu erfassen. Dabei können verschiedene Währungen geführt werden, verschiedene Spesenarten und auch personifizierte Firmenkreditkarten hinterlegt werden. Somit werden die einzelnen Spesen korrekt und vollständig erfasst und der Spesenbeleg (Foto) sauber archiviert. Je nach Anforderungen, können die erfassten Spesen durch einen Freigabeprozess laufen, in welchen die einzelnen Spesen durch Vorgesetzte freigegeben werden. Nach Freigabe werden die Spesen in der Regel in die Lohnbuchhaltung übergeben, damit diese via Lohnlauf an den Mitarbeitenden ausbezahlt werden können. Spesen können jedoch alternativ auch direkt in die Finanzbuchhaltung gebucht werden, beispielsweise auf ein Kontokorrent der Mitarbeiter oder ein Sammelkonto Kreditkarte. Die direkte Verbuchung in die Kreditorenbuchhaltung ist, ausser bei der Funktion «Reisekosten», nicht möglich.

Projektvorgehen

Grundlegend wichtig für die erfolgreiche Einführung der Zeiterfassung und oder des Spesenprozesses mit der Abacus Software, sind einerseits falls bereits im Einsatz, die bestehende Abacus Installation zu analysieren und falls noch nicht im Einsatz, zu prüfen welche Anforderungen allenfalls auch zu einem späteren Zeitpunkt erforderlich sind.

Zudem erachten wir es als elementar, vorgängig intern zu prüfen, ob ein solcher neuer Prozess mit der Abacus Software und den Tools wie AbaCliK und MyAbacus auch umgesetzt werden kann resp. die Mitarbeitenden damit arbeiten können und werden.

Dabei müssen in der Konzeptphase kritische Punkte/Fragen wie folgende besprochen werden:

Zeiterfassung / Spesen

  • Struktur der Unternehmung (ein Mandant mehrere Mandanten, Geschäftsbereiche etc.)

  • Fremdwährungen

  • Freigabeprozess/Visumsprozess

  • Arbeitszeitmodelle für Vollzeit- und Teilzeitangestellte / Gebiete / Pausenreglement

  • Rahmenarbeitsverträge

  • Absenzen / Absenzkontrolle

  • Gleitzeit / Überstunden / Überzeit

  • Kreditkarten für die Spesen

  • Verbuchung auf Kostenstellen/Projekte

  • Zugriffschutz notwendig

  • Auswertungen

  • Umfang und Form der Anwenderschulung Smartphones iOS/Android

Hardware

Damit die Mobile App AbaCliK mit Ihrer Abacus Installation kommunizieren kann, wird zudem ein vorgelagerter Web-Server inkl. SSL-Zertifikat benötigt. Dieser Server dient lediglich der Kommunikation zwischen Anfragen aus dem Internet und dem Abacus Applikationsserver.


Einblick in die Tools

Abacus Software – Rapportieren, Wochenrapport


MyAbacus – In & Out



MyAbacus - Leistungserfassung



MyAbacus - Spesenerfassung


MyAbacus – Absenzerfassung


AbaClicK – Übersicht


AbaClicK – Leistungserfassung


AbaClicK – Spesenerfassung


Wir beraten und setzen um.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Einführung der Abacus Zeiterfassung und dem Spesenprozess mit AbaCliK. Zögern Sie nicht uns zu testen, sie erreichen uns telefonisch unter 044 533 28 00 oder via info@rsc-software.ch.

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