Einheitliches Lohnmeldeverfahren (ELM)
Die Zertifizierung ELM 5.0 der Abacus Lohnbuchhaltung durch den Verein Swissdec, bringt neue Funktionen und Vorteile. Ab der Version 2021 und Version 2022 gelten die ELM 5.0 Richtlinien für die Abacus Lohnbuchhaltung.
Die nachstehend beschrieben Anpassungen sollten neben weiteren Einstellungen, nach dem Update auf die Abacus Version V2022 vorgenommen werden.
Personalstamm (L31)
Feld «Halbfamilie» / Tab «Personalien» bei Quellensteuerpflicht zu prüfen
Das Feld «Halbfamilie» muss bei Personen mit Zivilstand «ledig» oder «alle getrennten Zivilstände) zwingend erfasst werden, wenn die Person quellensteuerpflichtig ist und mit Kindern im gleichen Haushalt lebt und zur Hauptsache für deren Unterhalt aufkommt. Nur der Wert 1 – Halbfamilie, berechtigt fachlich zum QST-Tarifcode H, P und U. Dabei soll auch das Feld «Konkubinat» entsprechend überprüft werden.
Feld «SV-Nummer unbekannt» / Tab «Personalien» bei fehlender Sozialversicherungsnummer aktivieren
Mit ELM 5.0 muss der Benutzer jeweils die die Checkbox «SV-Nummer unbekannt» aktivieren, wenn keine Sozialversicherungsnummer erfasst wurde.
Erwerbstätigkeit Partner / Tab «Partner» auch bei Rentenbezügern eine Erwerbstätigkeit erfassen
Ab ELM 5.0 gibt es die Checkbox "Rente" nicht mehr auf den Partnern. Neu muss auch bei Rentenbezügern eine Erwerbstätigkeit mit von/bis Zeitraum erfasst werden. Die Erwerbstätigkeit deckt Lohn und/oder Ersatzeinkommen (Rente) ab. Im Update wird automatisch aus der Rente ein Zeitraum gebildet.
Lohnstrukturerhebung / Tab «Beschäftigung» Wochenarbeitszeit prüfen
Die Wochenarbeitszeiten werden ab Version 2021 als "betriebsübliche wöchentliche Arbeitszeit" verwaltet. Überprüfen Sie, ob die im Update gebildeten wöchentlichen Arbeitszeiten ihrer tatsächlichen Situation entsprechen. Das Feld «Wochenstunden» muss dabei mit der betriebsüblichen wöchentlichen Arbeitszeit korrespondieren. Dies wurde im Zuge von ELM 5.0 und den Deklarationen an das Bundesamt für Statistik implementiert.
Gemäss den Richtlinien müssen folgende Stammdaten aufeinander abgestimmt sein:
- Arbeitsvertrag
- Art der Lohnzahlung
- Arbeitszeit
- Betriebsübliche wöchentliche Arbeitszeit
- Wochenstunden / Wochenlektionen
- Beschäftigungsgrad
Grund für die strikte Validierungen ist, dass bei unvollständigen oder fehlerhaften Stammdaten der Mitarbeitenden das BfS die Deklaration ablehnt.
Unternehmenseinstellungen (L431)
Versicherungen / Meldung an Ausgleichskasse
Im Programm L431 Unternehmensdaten muss unter "Versicherungen \ Meldung an Ausgleichskasse" eine UVG- und BVG-Versicherung und jeweils das gültig ab Datum hinterlegt werden. Ansonsten sind keine Jahresendübermittlungen in ELM 5.0 mehr möglich. Auf der Unfallversicherung und auf der Pensionskasse müssen gültige und vollständige Adressen (L45) hinterlegt werden.
Versicherungsstamm (L432)
Ausgleichskassen / EMA-Meldungen
EMA-Meldungen werden nur noch für Versicherungsverträge gebildet, die für das bilden von Eintritts-, Mutation- und Austrittsmeldungen aktiviert werden. Im Programm L432 Versicherungsstamm können die Meldungen bei den Ausgleichskassen und Familienausgleichskassen entsprechend aktiviert werden.
Versicherungen UVG / UVGZ / KTG – Steuerung kontrollieren
Ab ELM 5.0 gibt es bei Übermittlungen von UVG, UVGZ und KTG keinen Freigabeprozess mehr. Die Übermittlungen werden sofort von der Versicherung verarbeitet. Kunden, die über den Freigabeprozess im Portal der Versicherung noch ergänzende Daten oder Personen erfassen müssen, sollten daher im Programm L432 "Versicherungsstamm" auf den Versicherungen die Checkbox "Übermittlung standardmässig als "Unvollständig" markieren (Freigabe erforderlich)" aktivieren.
Applikationseinstellungen (L621)
ELM – Übermittlung als Test aktiv/inaktiv
Bitte überprüfen Sie, ob die Checkbox «Übermittlung standardmässig als Test markieren» aktiv ist oder nicht. Bei einigen Mandanten die bereits auf den Release Candiate vom 15.10.2021 geupdatet haben, kann es passieren, dass diese Checkbox fälschlicherweise aktiv ist. Bei Test- und Schulungsmandanten sollte sie dafür immer aktiv sein.
EMA Meldungen erstellen (L2991)
EMA (Eintritt/Mutation/Austritt) Meldungen (Quellensteuer) bereinigen
Teilweise wurden in der Vergangenheit falsche oder unnötige EMA-Meldungen in der Quellensteuer erstellt. Teilweise handelt es sich auch um korrekte, nicht verarbeitete Meldungen. Diese können teilweise weit in der Vergangenheit liegen.
Abacus empfiehlt es dringend, nach dem Update auf die Version 2022 diese Meldungen zu löschen oder auf "Ignorieren" zu stellen.
Eine nicht verarbeitete EMA-Meldung löst ab der Version 2022 eine Übermittlung mit Quellensteuer 0.00 aus, was fachlich korrekt und gewollt ist, aber natürlich keinen Nutzen hat, den Empfänger auch verwirren kann.
Beispiel:
Mitarbeiter xy, Austritt 30.09.2020
EMA-Meldung Austritt 30.09.2020 an Solothurn pendent
Diese Meldung löst eine Übermittlung im März 2022 an den Kanton Solothurn aus. Die Daten sind nicht falsch, aber unnötig.
Lohnmeldung erstellen – ELM (L2995)
Kommunikation testen und Daten überprüfen
Kontrollieren Sie im Programm 2995 "Lohnmeldung erstellen" unter Kommunikation folgende Punkte:
Kommunikation testen, ob mit dem Distributor Kontakt aufgenommen werden kann.
Daten überprüfen, testen Sie die für sie wichtigen Prozesse, ELM 5.0 beinhaltet wesentlich mehr Validierungen und allenfalls müssen Daten nacherfasst werden.
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