Unerwartet heftig trifft die Covid-19 Pandemie die Schweizer Wirtschaft. Plötzlich ist ein Umdenken erforderlich. Um die Massnahmen des «social distancing» einzuhalten, müssen Arbeitsprozesse neugestaltet, Lieferketten neu organisiert, Arbeitswege reduziert und Arbeitsplätze dezentraler ermöglicht werden. Doch diese Veränderungen brauchen Zeit. Ungewissheit über den genauen Verlauf der nächsten Wochen und Monate führen zu Verunsicherung und schon jetzt stehen gewisse Unternehmen vor kurzfristig massiven Umsatzrückgängen, da Kunden fehlen und sich wichtige Aufträge nach hinten verschieben. Auch wenn den meisten bewusst ist, dass die vom Bund beschlossenen Einschränkungen notwendig sind, um die Gesundheit der Bevölkerung zu schützen, so sehen sich viele mit konkreten finanziellen Realitäten konfrontiert. Daher hat der Bund sehr rasch beschlossen das Instrument der Kurzarbeit vereinfacht zur Verfügung zu stellen, so wurde die Voranmeldung von 10 Tagen auf 3 reduziert sowie die Karenztage von zwei und drei Tagen auf 1 Tag verkürzt. Das Instrument greift insbesondere rasch bei Unternehmen die direkt von den Massnahmen (Schliessung der Geschäfte) direkt betroffen sind. Wichtig, am 20. März informiert das SECO über die angepassten Regelungen. Es ist daher wahrscheinlich, dass sich gewisse Modalitäten noch verändern.
Damit Sie rasch die wichtigsten Informationen zur Kurzarbeit finden, haben wir für Sie die wichtigsten Links zu den Behörden zusammengestellt. Wir werden diese Liste laufend ausbauen.
Doch was ist Kurzarbeit überhaupt und was bedeutet das für meine Abacus Lohnbuchhaltung?
Überblick
Kurzarbeit ist ein Instrument, um kurzfristig Arbeitsplätze und damit die Kaufkraft zu erhalten oder in anderen Worten die vorübergehende Reduzierung oder vollständige Einstellung der Arbeit in einem Betrieb, wobei die arbeitsrechtliche Vertragsbeziehung aufrecht erhalten bleibt Das SECO informiert dazu in einer Broschüre auf Ihrer Webseite. Zuständig sind kantonale Behörden mehrheitlich die Volkswirtschaftsdepartemente. Der Bund hat beschlossen, die Anforderungen für Kurzarbeit zu erleichtern, um die Wirtschaft zu schützen und den Unternehmen Zeit zu verschaffen, neue Lösungen zu finden. Die Kurzarbeit kann für 12 Perioden (Monate) während einer maximalen Dauer von 2 Jahren angemeldet werden. Die Vergütung des beantragten Verdienstausfalles, erfolgt durch die kantonalen Arbeitslosenkasse (ALK). Wir haben weitere Informationen und Links auf unserer Webseite bereitgestellt, damit sie die behördlichen Informationen rasch finden können. Wir fokussieren uns aktuell für unsere Kunden, welche von der Kurzarbeit betroffen sind, auf die korrekte Abrechnung innerhalb der Abacus Lohnbuchhaltung.
Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie unter: https://www.arbeit.swiss
Kurzarbeit angemeldet, wie weiter?
Hat die kantonale Behörde den Antrag bewilligt, stellt sich die Frage, wie kann dies rasch und sauber in meiner Abacus Lohnbuchhaltung abgebildet werden. Die einzureichenden Berechnungen sind kompliziert und es gibt mehrere Varianten, die nicht für jedes Unternehmen relevant sind. Daher haben wir die wichtigsten Punkte zusammengestellt und die für das Abacus relevanten Themen herausgegriffen.
Pflichten Arbeitgeber
Ist ein Unternehmen unter dem Regime der Kurzarbeit, hat der Arbeitgeber folgende Pflichten:
Auszahlung zum ordentlichen Zahltag über mindestens 80% des vertraglich geregelten Lohnes an den Arbeitnehmer.
Ermittlung der Karenztage, die zulasten des Arbeitgebers gehen
Weiterleisten der vollen Sozialbeiträge (AHV/IV/EO/ALV, BU, NBU und BVG
Auskunft- und Meldepflicht
Rasche Geltendmachung des Entschädigungsanspruchs bei der ALK (max. drei Monate)
Archivierung der Unterlagen während 5 Jahren für spätere Prüfungen
Diese Pflichten schaffen je nach existierender Lohnbuchhaltung eine erhebliche Komplexität. Eine saubere Zeiterfassung bildet die Basis für die weiteren Berechnungen. In der Kurzarbeit müssen die vollen Sozialleistungen berechnet werden und mindestens 80% des vertraglich geregelten Lohns durch den Arbeitgeber ausbezahlt werden. Der Lohnausfall ist abhängig von den effektiv geleisteten Arbeitsstunden. Der Arbeitgeber zahlt dies im Voraus und muss die Ausfälle bei der ALK geltend machen.
Wie soll man sich hier zurechtfinden?
Die Kombination der Berechnung der vollen Sozialleistungen und Reduktion des ausbezahlten Lohns auf Basis der ausgebliebenen Stunden, kann zu komplexen Berechnungen führen, je nachdem wie ihre bisherige Abacus Lohnbuchhaltung eingerichtet ist. Es ist daher essenziell, dass man, auch wenn es nun schnell gehen muss, die führe Ihr Unternehmen relevanten Aspekte kurz zusammenstellt. Gemeinsam prüfen wir die für sie relevanten Regelungen und wie diese in die Berechnung einfliessen müssen.
Die Kurzarbeit kann nämlich auf unterschiedliche Weise im Abacus eingerichtet werden. Hier kommt es darauf an, welche Lohnkomponenten in den Bruttolohn fliessen, ob ein 13. Monatslohn ausbezahlt oder berechnet wird und welche Abzüge sie geltend machen möchten.
Doch was bedeutet dies konkret in Bezug auf eine Abacus Lohnbuchhaltung?
Nun es bedeutet, dass diverse neue Lohnarten eingerichtet werden müssen, um die entsprechenden Berechnungen im Abacus korrekt abzubilden. Zudem ist abzuklären, wie die Zeiterfassung geregelt ist. Am Ende des Tages wollen sie die effektiven Kosten, welche gegenüber der ALK geltend gemacht werden können, direkt ausweisen können und alle Datenpunkte, die auf dem relevanten Formular ausgewiesen werden müssen, pro Mitarbeiter führen, so dass diese nicht jedes Mal manuell zusammengestellt werden müssen. Hierbei ist klar zu schauen, dass es schlank organisiert ist für 2 Mitarbeiter wird sicherlich eine manuelle Erfassung sinnvoller sein hingegen für 200 eher eine automatische Erfassung. Wir haben hier auch simple Unterstützungstools wie eine Excelliste bereit.
Der Knackpunkt der Berechnung der Kurzarbeit ist es die Lohnbasen der Sozialversicherungen und des 13. Monatslohns weiter korrekt zu 100% zu berechnen.
Einige der Faktoren, die bei der Einführung der Kurzarbeit in Ihrer Abacus Lohnbuchhaltung relevant sind, möchten wir Ihnen hier kurz vorstellen.
Erfassung der Arbeitszeit
Um die Ausfallentschädigungen erhalten zu können, wird eine betriebliche Arbeitszeitkontrolle vorausgesetzt. Die Regelungen zur Kurzarbeit schreiben vor, dass man folgende Stunden erfasst:
geleistete Arbeitsstunden inkl. Mehrstunden
wirtschaftlich bedingten Ausfallstunden
übrigen Absenzen und Abwesenheiten (z.B. Ferien, Krankheit Unfall und Militärdienst)
Die meisten dieser Stunden werden aufgrund der gesetzlichen Vorschriften zur Zeiterfassung ohnehin bereits von vielen Unternehmen erfasst. Den Wandel in diesem Gebiet und unsere Erfahrungen in der Realisierung solcher Projekte, werden wir in einem separaten Artikel veröffentlichen. Achtung der normale Stundenverdienst berechnet sich anders als die Berechnung der Kurzarbeit, da der Arbeitnehmer während der Kurzarbeit weiterhin Anspruch auf die vertraglich vereinbarten Ferien zum vollen Lohn hat.
Beispiel Berechnung Jahresarbeitszeit für Monatslohn
Neu für viele Unternehmen wird die Erfassung der wirtschaftlichen Ausfallstunden sein. Da diese Stunden unter dem Regime der Kurzarbeit geführt werden müssen. Diese müssen im Abacus auf einer entsprechenden Lohnart erfasst werden.
Die Ausfallstunden ergeben sich nun aus der Differenz effektiv zu leistenden Arbeitszeit und der geleisteten Arbeitszeit.
Es ist zu prüfen ob diese Berechnungen in einem separaten Zeiterfassungssystem stattfinden und ins Abacus übergeben werden oder ob die Berechnungen direkt im Abacus einzurichten sind. Wenn die Berechnungen nur im Abacus stattfinden, werden zusätzliche Informationen im Abacus hinterlegt. Es ist dabei zu prüfen ob die Informationen (z.B. Ferientage, kantonale Feiertage, Sollarbeitszeit) auf dem Mitarbeiter oder zentral hinterlegt werden müssen. Diese Werte sind Teil der weiteren Berechnungen und der relevanten Angaben für das Formular 716.303 “Abrechnung von Kurzarbeit”. Weitere Formate und Formulare zur Kurzarbeit finden sie hier.
Berechnung der Lohnwerte unter der Kurzarbeit
Vor der Einrichtung der Berechnung, ist es daher zielführend, die genaue Zusammensetzung der Löhne anzuschauen und kurz gemeinsam zu definieren wie sich die effektiven Berechnungen zusammensetzen, um den vom Bund geforderten Anforderungen gerecht zu werden. Aufgrund der sehr unterschiedlich zusammengesetzten Lohnkomponenten wird es rasch komplex. Der Lohn wird auf einen anrechenbaren Stundenverdienst heruntergerechnet.
Hierbei kommt es zudem darauf an, ob vertraglich ein 13. Monatslohn oder andere zusätzlichen vertraglich geregelten Lohnkomponenten existieren. wichtig ist, dass die Sozialleistungen weiter zu 100% berechnet werden auch z.B. jene des 13. Monatslohns.
Der anrechenbare Stundenverdienst muss als neue Lohnart eingerichtet werden. Er berechnet sich entweder aus den Daten aus dem Zeiterfassungssystem oder aus den neu eingerichteten Stammfeldern in der Lohnbuchhaltung und via den anderen Feldern, welche über die Zeiterfassung oder Personalstammdaten geliefert werden Für Mitarbeitende im Stundenlohn findet eine andere Berechnung statt, je nach zusätzlichen Lohnkomponenten fliessen diese ebenfalls in diese Rechnung ein. Dies muss individuell geprüft werden, damit die Kurzarbeit korrekt im Abacus implementiert werden kann.
Da es für unterschiedliche Lohntypen (Monatslöhne/Stundenlöhne) unterschiedliche Berechnungen gibt, sollten nur die benötigten Berechnungen im System abgebildet werden und nicht auf Vorrat sämtlich möglichen Varianten. Denn die Kombination der vollen Sozialleistungen, Abzüge der Karenztage für den Arbeitgeber und Berechnung der effektiv geleisteten Stunden schafft in den Berechnungen rasch eine hohe Komplexität. Unser Ziel ist die für Sie notwendigen Lohnarten schlank einzurichten, so dass sie eine bessere Übersicht haben. Müssen mehrere Varianten eingerichtet werde, sind diese via eigene Lohnarten einzurichten.
Für den Lohnlauf müssen nun die Abzüge korrekt berechnet werden, so dass die Lohnbasen der Sozialversicherungen bei 100% bleiben und der bei der ALK zu meldenden Arbeitsausfallentschädigung. Gemäss den Regelungen zur Kurzarbeit, trägt der Arbeitgeber einen Teil der Lohnkosten, die sogenannten Karenztage. Die Karenztage definieren einen zusätzlichen Anteil welche der Arbeitgeber tragen muss. In der bisherigen Regelung war vorgesehen, dass die Karenztage in der Periode 1-6, 2 Tage und in der Periode 7-12, 3 Tage betragen. Der Bundesrat und das SECO haben bereits kommuniziert, dass diese Karenzzeit auf 1 Tag reduziert werden soll. Es ist geplant, dass das SECO am 20. März genauer zu den getroffenen Massnahmen informieren wird.
Aus Sicht des Abacus stellt sich hierzu lediglich die Frage, ob die Karenzzeit für alle Mitarbeiter gleich gilt, oder ob es individuelle Unterschiede gibt. Denn auch hier kann es entweder zentral oder individuell auf dem Mitarbeiter hinterlegt werden. Dies ist der Fall, wenn nicht alle Mitarbeiter von Kurzarbeit betroffen sind.
Für diese Tage muss der Arbeitgeber die Lohnkosten selbst tragen, diese werden also nicht durch die ALK entschädigt.
Meldung beim Amt
Nachdem Sie die Zeit erfasst haben und eine möglichst komplexe Lohnberechnung realisiert haben erwartet, sie die angenehmste der Pflichten; eine saubere Deklaration des Entschädigungsanspruchs gegenüber der ALK. Auf der Lohnabrechnung wird ein anderer Stundensatz verwendet als gegenüber der ALK, da der Anteil 13. Monatslohn direkt vergütet wird. Wenn wir die Berechnung und Erfassung der relevanten Daten sauber eingerichtet haben, ist es einfach möglich die für die bei der ALK zu meldenden Arbeitsausfallentschädigungen aus dem System z.B. in ein Excel oder pdf zu exportieren. Eine solche Lösung lohnt sich erst bei einer Vielzahl von Mitarbeitern.
Vorgehen
Damit Ihnen der Kopf weniger raucht als uns, als wir diese Bestimmungen erstmals umgesetzt haben, ist es das Zielführendste eine kurze gemeinsame Analyse der folgenden Aspekte durchzuführen.
Wie ist die Zeiterfassung geregelt?
Welche Sollarbeitsstunden sind vertraglich geregelt?
Wie sind die Beschäftigungsverhältnisse geregelt (Monats/Stundenlohn)?
Wie setzten sich die Löhne zusammen mit Fokus auf welche sozialversicherungspflichtigen Lohnbestandteile existieren und wird ein 13. Monatslohn berechnet oder ausbezahlt?
Gibt es Mitarbeiter in unterschiedlichen Arbeitskantonen?
Welche Abzüge sind geltend zu machen?
Wie soll die Meldung an die ALK gestaltet werden?
Bis wann muss dies konzipiert und umgesetzt sein?
Unser Ziel ist es Ihnen schnell und effizient die Kurzarbeit in der Abacus Lohnbuchhaltung einzurichten, damit Sie die gesetzlich geforderten Abrechnungen korrekt erstellen können. Bei der Kurzarbeit ist es zentral, dass bevor diese eingerichtet werden kann, eine saubere Auslegeordnung und ein kurzes Konzept der für den Betreib spezifisch geltenden Regelungen verfasst werden. Am besten nehmen Sie rasch mit uns Kontakt auf und wir definieren gleich ein für Sie passendes Vorgehen. In normalen Zeiten würden wir dies in einem geplanten Gespräch aufgleisen und Ihnen einen verbindlichen Phasenplan aufzeigen. Aufgrund der sehr unterschiedlichen Komplexität werden wir Ihnen jeweils für jede Phase einzeln einen verbindlichen Kostenvoranschlag. Aufgrund der besonderen Lage verfügen wir aber auch über die Möglichkeiten, dies per Telefon oder Videokonferenz durchzuführen.