Am 1. Januar 2021 tritt das revidierte Quellensteuergesetz in Kraft. Die Regeln für die Berechnung der Quellensteuer werden im Kreisschreiben Nr. 45 der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) über die Quellenbesteuerung des Erwerbseinkommens von Arbeitnehmern beschrieben.
Die ESTV und die eidgenössische Steuerkonferenz (SSK), deren Mitglieder die kantonalen Steuerverwaltungen sind, haben im Kreisschreiben Nr. 45, für die neue Quellensteuerberechnung eine Harmonisierung der Berechnung in allen 26 Kantonen beschlossen. Es wird weiterhin zwischen den bekannten zwei Berechnungsmodellen unterschieden, der Monatsausgleich und der Jahresausgleich. Der jährliche Ausgleich kommt wie bisher nur in den Kantonen FR, GE, TI, VD und VS zur Anwendung.
Der Verein Swissdec und die Fachgruppe Steuern, deren Mitglieder sich aus den kantonalen Quellensteuerverwaltungen zusammensetzt, arbeiten an einer Standardisierung der Quellensteuerberechnung. Die Abacus Lohnbuchhaltung entwickelt voraussichtlich ELM 5.0 auf der Version 2021. Weil mit ELM 5.0 auch Änderungen in allen anderen fachlichen Bereichen wie AHV, ALV, Lohnausweis, Lohnstrukturerhebungen usw. erfolgen, ist eine Rückportierung von ELM 5.0 auf ältere Versionen nicht möglich. Die kantonalen Quellensteuerverwaltungen werden die Schnittstelle ELM 4.0 für einen noch nicht festgelegten Zeitraum weiterhin unterstützen. Die Abacus Lohnbuchhaltung wird folglich, die neue Quellensteuerberechnung unabhängig von ELM 5.0 auf die unterstützungspflichtigen Versionen zum Zeitpunkt der Einführung der neuen Quellensteuerberechnung am 01.01.2021, ausliefern.
Die neue Quellensteuerberechnung 2021 wird auf die Abacus Versionen 2019 und 2020 zurückportiert. Sie funktioniert in Kombination mit ELM 4.0 und der detaillierten Quellensteuerberechnung.
Abacus Versionen
Auslieferung Version 2020
Die neue Quellensteuerberechnung wird auf die Version 2020 zurückportiert. Mit dem Servicepack 2 der Version 2020 vom 15.09.2020, wird die Abacus Lohnbuchhaltung in der Lage sein, die neue Quellensteuerberechnung am 01.01.2021 abzurechnen.
Auslieferung Version 2019
Die neue Quellensteuerberechnung wird auf die Version 2019 zurückportiert. Mit dem Servicepack 4 der Version 2019 vom 15.10.2020, wird die Abacus Lohnbuchhaltung in der Lage sein, die neue Quellensteuerberechnung am 01.01.2021 abzurechnen. Die Rückportierung der neuen Quellensteuerberechnung auf die Abacus Version 2019 wird erhebliche Veränderungen in einer bereits abgeschlossenen Version verursachen. Die Kunden müssen deshalb nach der Installation des Servicepacks 3 vom 15.03.2020 für die Version 2019 durch den Vertriebspartner begleitet und geschult werden.
Hierbei geht es darum, dass die Quellensteuerdaten für die Quellensteuerauswertungen und ELM ab der Version 2020 und ab V2019 SP 15.03.2020 nicht mehr im Programm 18 „Definitive Lohnverarbeitung“ bereitgestellt werden, sondern neu im Programm 271 „Monat abschliessen“.
Version 2018 und älter
Ältere Versionen werden die Quellensteuer ab 01.01.2021 nicht mehr richtig rechnen. Ein einfaches Beispiel eines Mitarbeiters mit regelmässigem Monats- oder Stundenlohn bei einem 100%-Pensum ohne untermonatigen Ein-/Austritt würde jedoch noch richtig rechnen. Die Kunden, die nicht updaten, müssen selbstständig gemäss dem Kreisschreiben Nr. 45 beurteilen, ob sie davon betroffen sind oder nicht.
Eine mögliche Umgehungslösung könnte der Einsatz der Funktion „Fixabzug“ sein. Beim Fixabzug ermittelt der Arbeitgeber selbstständig die Quellensteuer und hinterlegt den Betrag in CHF in den Personalstammdaten.
Neue Quellensteuerberechnung
Die neue Quellensteuerberechnung benötigt diverse neue Informationen, was zur Folge hat, dass einige Parametrisierungen auf den Lohnarten vorzunehmen sind. Zudem müssen zusätzlich bei den quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden weitere Informationen eingeholt werden und im Personalstamm nachgeführt werden.
Abacus Lohnmandanten mit Quellensteuerabrechnung, müssen nach dem Update auf die Version 2019/2020, entsprechend auf die neue Berechnung per 01.01.2021 vorbereitet werden. Die erweiterten Felder im Personalstamm müssen nachgeführt sowie Lohnarten angepasst werden.
Checkliste Umstellung auf QST21
Personalstammdaten
In der bestehenden Abacus Lohnbuchhaltung muss die detaillierte Quellensteuerberechnung zwingend und spätstens per 01.01.2021 aktiviert sein.
Bei quellensteuerpflichtigen Teilzeitangestellten, muss der Beschäftigungsgrad ermittelt werden. Der Mitarbeitende soll den Beschäftigungsgrad allfälligen weiteren Arbeitgebenden mitteilen. Es wird empfohlen, den Beschäftigungsgrad jeweils auf der Lohnabrechnung auszuweisen. Es besteht ebenfalls eine Auskunftspflicht seitens der Arbeitgeber. Folglich müssen die Informationen zur «Teilzeit und Ersatzeinkünften» bei den Arbeitnehmenden eingeholt werden (Weitere Tätigkeiten, Beschäftigungsgrad / Einkommen je weiteren Arbeitgeber, allfällige Ersatzleistungen wie bspw. eine IV-Rente). Ob es notwendig ist, bei Mitarbeitenden die weniger als 100.00 % arbeiten, eine «Bestätigung» einzuholen, dass sie keinen anderen Arbeitgebenden haben, ist nicht bekannt. Jedoch übernimmt der Arbeitgebende als Schuldner der steuerbaren Leistung, das Risiko und haftet folglich für einen allfällig falsch abgezogenen Quellensteuerbetrag.
Der Quellensteuertarifcode D (Nebenerwerb) wird abgeschafft. Folglich muss ab der Zeitachse 01.01.2021, bei allen Mitarbeitenden, welche diesen Tarifcode D erfasst haben, ein neuer Tarifecode (A, B, C, H etc.) erfasst warden.
Auf den quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden müssen neu weitere Informationen erfasst werden. Einige der Angaben werden für die korrekte Quellensteuerberechnung benötigt, andere Angaben sind informativ und können für An-/Abmeldungen und Änderungen erfasst werden.
Je nach Anzahl quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden in der Unternehmung, wird empfohlen die zusätzlich notwendigen Daten entsprechend einzufordern. Hierfür kann ein Fragebogen helfen oder man nutzt das Mitarbeiterportal MyAbacus, um an die notwendigen Informationen abzufragen.
Nachfolgend sind die neuen Felder im Abacus Personalstamm beschrieben:
Im Personalstamm unter «Erweitert \ Andere Arbeitgeber» können Informationen zur Tätigkeit des Mitarbeitenden bei anderen Firmen hinterlegt werden. Dieser Bereich ist nur informativ und dient beispielsweise für das Ausfüllen des Formulars «Anmeldung zur Quellensteuer». Dieses neue Feature steht nur ab Version 2020 zur Verfügung.
Zentrale Einstellungen
Neu müssen die Lohnlauf-Typen “Monatslohn” und “Stundenlohn” zwingend in den Definitionen korrekt hinterlegt sein.
Im Update auf die Version 2019 (Servicepack 15.03.2020) wie auch im Update auf die Version 2020 (Release 15.02.2020), wird im Programm 418 «Basen definieren» die neue Basis «Grundlagewerte» angelegt. Diese kann vor der ersten Verwendung bei Bedarf noch neu nummeriert werden.
Lohnarten
Im Programm 411 «Lohnarten definieren», müssen alle lohnwirksamen Lohnarten und alle Lohnarten, welche Einfluss auf die Quellensteuerbasis und Quellensteuersatzbasis nehmen, überprüft werden.
Der Lohnartenstamm muss jeweils mit dem Kunden individuell mit den Anforderungen seitens der neuen Quellensteuerberechnung geprüft werden. Die neue Quellensteuerberechnung ab 01.01.2021 benötigt sehr präzise, eindeutige Werte für die Berechnung der Quellensteuer. Beispielsweise muss in gewissen Fällen der «Stundenansatz» im Stundenlohn deklariert werden. Einige der benötigten Grundlagewerte (neue Lohnbasis) können auch ohne Lohnarten gemäss Personalstamm ermittelt werden. Viele Kunden haben jedoch individuelle Lösungen und Anforderungen im Einsatz, aus diesem Grund können die Grundlagewerte mittels Lohnarten beeinflusst werden.
Berechnung Monatsausgleich
Die verschiedenen Lohnbestandteile werden in zwei Kategorien unterschieden, in periodische Lohnbestandteile und aperiodische Lohnbestandteile. Auf der Lohnart wird jeweils definiert, ob diese periodische (regelmässig) oder aperiodische (unregelmässige/einmalige) Lohnbestandteile sind.
Die periodischen Lohnbestandteile werden für die Quellensteuersatzbestimmung zuerst bei Monatsausgleich auf den Monat und anschliessend noch gemäss Teilzeit auf den Beschäftigungsgrad «Total» hochgerechnet.
Die aperiodischen Lohnbestandteile werden ohne Veränderung, zur Satzbestimmung kumuliert. So sind bspw. Überzeitentschädigung, Entschädigung von nicht bezogenen Ferienguthaben, Dienstalterszulagen, Bonuszahlungen, Prämien, Verwaltungsratshonorare, Abgangsentschädigungen, Gratifikationen, Geldwerte Vorteile aus Mitarbeiterbeteiligungen usw. aperiodische Lohnbestandteile.
Zudem gelten gemäss Kreisschreiben 45, diverse weitere Regeln wie bspw. Für den 13. Monatslohn, bei meheren Teilzeiterwerbstätigkeiten oder Ersatzeinkünften usw.
Berechnung Jahresausgleich
Der Jahresausgleich in den Kantonen FR, GE, TI, VD und VS wird vereinheitlicht. Der Jahresausgleich funktioniert vom Grundprinzip immer noch gleich wie früher. Die Quellensteuersatzbestimmung wird über das ganze Jahr gerechnet (Plafonierung) und dann für jeden Monat angewendet.
Die neuen Regelungen, wie mehrere Teilzeiterwerbstätigkeiten/Ersatzeinkünfte, Ausscheiden von im Ausland geleisteten Arbeitstage, spezielle Stundenlohnberechnungen und separaten Bonusnachzahlungen kommen genau wie beim Monatsausgleich zum Einsatz.
Der 13. Monatslohn wird beim Jahresausgleich nicht separiert bewertet und zählt ganz normal zum periodischen Einkommen.
Quellensteuer Monatsabschluss
Neu werden die Daten für die Quellensteuerabrechnung sowie ELM (bisher im Prg. L18 – Definitive Lohnverarbeitung) im neuen Programm L271 – Monat abschliessen aufbereitet.
Die monatliche Betrachtungsweise der Quellensteuer durch die Swissdec und Steuerverwaltungen korrespondiert nicht mit dem flexiblen Periodensystem der Abacus Lohnbuchhaltung. Grundsätzlich gibt es nur die Perspektive Unternehmen und Monat, sowie das fortlaufende Muster ohne rückwirkende Perioden und/oder Stornierungen. Das Fehlen des Monatsabschlusses führte zu wiederkehrenden Fehlern in der Software, die konzeptionell niemals vollständig und nachhaltig lösbar sind.
Die neue Quellensteuerberechnung ab 2021 wie auch die kommende ELM 5.0-Schnittstelle, welche beide das Realisierungsprinzip, heisst Besteuerung bei Auszahlung, verwenden, benötigen eine einheitliche, geordnete Verarbeitung. Aus diesem Grund wurde der Monatsabschluss jetzt realisiert.
Verbesserungen durch den Monatsabschluss
Keine Blockade mehr vom Programm 18 „Definitive Lohnverarbeitung“ bei Störungen.
Das Abrechnen von mehreren Perioden in einem Monat wie auch das Stornieren einzelner Perioden hat weniger Einfluss auf das Bilden der monatlichen Quellensteuerdaten für die Steuerverwaltungen. Das Meldewesen E/M/A (Eintritt/Mutation/Austritt) kann mit dem Monatsabschluss verknüpft werden
Wir mit den nächsten Servicepacks ausgeliefert.
Optische Übersicht über die laufenden, monatlichen Prozesse
Weitere monatliche Prozesse werden mit ELM 5.0 folgen
Benötigen Sie Unterstützung im Bereich Ihrer Abacus Softwarelösung, bei Updates auf die aktuelle Version oder spezifisch in der Umstellung auf die neue Quellensteuerberechnung, dann kontaktieren Sie uns hier. Unser Ziel ist es, Ihnen schnell und effizient Lösungen zu bieten.